第一条  为进一步规范馆藏档案资料查阅利用工作，促进国家综合档案馆有效地为社会提供服务，根据《中华人民共和国档案法》、《山西省档案管理条例》等档案法律法规有关档案利用的规定，结合实际，制定本规范。

第二条  档案的查阅利用应当按照依法依规、高效便捷和确保安全的原则。积极为利用者提供全面热情周到的服务。

第三条  档案查阅利用接待遵循以下程序

(一)接待工作人员要查验利用者相关证件，协助其填写《档案利用登记表》，根据其要求，负责介绍开放档案内容及检索工具使用方法，并通过纸质目录或查阅利用系统检索相关内容。

(二)对已进行数字化和进行缩微的档案，由接待工作人员在局域网平台查阅或根据需要指定相应阅读器给利用者自行阅览；涉及未进行数字化的档案，由管理科统一调卷提供阅览。接待工作人员在查阅过程中负责安全利用监督。

(三)档案利用结束后，接待工作人员应指导利用者填写《利用效果登记表》，并收集编写利用事例。

(四)接待工作人员必须随时在岗，不得出现空岗情况。

第四条  查阅利用岗位应开展网上查询、电话查询、信函回复等业务，并根据利用者需要提供服务。

第五条  开放档案的查阅利用

（一）中华人民共和国公民和组织，持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明，可以利用档案馆保存的已开放的档案。

（二）台、港、澳同胞和华侨如查取本人及其亲属历史证明，可持本人回乡证和身份证等有效证件，直接到有关档案馆利用；利用其它开放档案，须经大陆邀请单位、合作单位或接待单位介绍，提前30天向国家综合档案馆提出申请，说明自己的身份和利用档案的目的与范围以及其它有关情况。

（三）外国组织或外国人（含外籍华人）查阅档案按《外国组织和个人利用我国档案试行办法》执行。

第六条  未开放档案的查阅利用

（一）中华人民共和国公民个人利用档案馆保存的未开放档案须持有所在社区、街道、乡（镇）出具的介绍信、身份证及档案形成单位同意盖章的证明材料。

（二）中华人民共和国组织利用本单位形成的未开放档案须持有本单位出具的介绍信；利用其他单位的未开放档案同时还须出具经档案形成单位同意盖章的证明材料。

（三）公检法机关因办案取证查阅利用未开放档案时，应出具单位介绍信，并征得档案形成单位同意方能查阅利用。

（四）查阅利用已故市管干部档案，须持市委组织部介绍信；查阅市纪律检查委员会的案件档案，须两人以上持市纪律检查委员会介绍信及个人身份证或工作证方可查阅。

（五）台、港、澳同胞和华侨利用档案馆保存的未开放档案，除持有与利用档案馆保存的开放档案需要持有的证件和手续外，还须出具经档案形成单位同意盖章的证明材料。

（六）外国组织和个人利用我国各级国家档案馆保存的未开放档案，除持有与档案馆保存的利用开放档案需要持有的证件和手续外，还须出具经档案形成单位同意盖章的证明材料。

第七条  查阅利用以下档案，须报请市委或市政府领导批准。

（一）中央、省领导对晋城工作批示及办理的文件材料，中央、省领导同志与市领导来往信函、电话记录；

（二）市委、市政府上报中央、省的内部情况以及市委、市政府的密级文件；

（三）市委常委办公会议记录、纪要，市政府市长办公会议记录、纪要；

（四）市委、市政府领导同志的工作笔记、个人书信及内部的讲话、批示；

（五）涉及市级以上领导干部个人政治历史方面的档案；

（六）“文革”时期，涉及到“革委会”等重要部门的会议记录以及历次政治运动的相关文件材料。

第八条  查阅利用以下档案资料，须报经市国家综合档案馆主要领导审批。

（一）涉及房产、地产、财产和其他纠纷的档案；

（二）国家档案局、国家保密局关于《各级国家综合档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》中应当控制使用的档案资料。

第九条  档案阅览

档案阅览，是指利用者到档案馆内专设的阅览室、接待室等场所查阅其所需要的档案原件或档案缩微品、复制件。利用者阅览档案时应保持室内安静和清洁卫生，遵守档案阅览各项规定，做到“十个严禁”：（1）严禁大声喧哗；（2）严禁随地吐痰；（3）严禁乱丢杂物；（4）严禁吸烟；（5）严禁吃零食；（6）严禁乱扔果皮纸屑；（7）严禁在档案上划线、打勾、作记号；（8）严禁折叠档案；（9）严禁拍照；（10）严禁涂改和拆撕档案。

档案阅览一般在档案馆内进行，档案原则上不能外借，确需外借的要遵守以下规定：（1）档案原件一般不外借，确因工作特殊需要，应按规定办理外借审批手续；（2）外借档案只限于借用本单位的档案；（3）外借档案必须由利用单位向档案馆提出申请，说明外借原因、借阅内容和借阅期限，经本单位主要领导签字同意；（4）档案馆收到外借申请，报送局馆主要领导审批，方可外借；（5）外借的档案，严禁撕毁、折叠、污损、拆散、抽出或剪裁档案；（6）严禁在外借档案上划线、圈点、打叉、涂改；（7）档案归还时经检查无误，方能注销，如发现缺少或遗失，追究借阅人责任；（8）造成档案丢失、损毁的，按照有关规定处罚。

第十条  档案摘录

档案摘录，是指利用者在档案馆利用档案过程中，将其中所需要的部分誊抄下来以供自己今后查证、研究之需。利用者摘录档案时应遵守档案馆有关规定，做到以下八个方面：（1）利用者经档案馆工作人员同意后可以摘录已开放的档案；（2）个人利用者及查阅非本单位全宗档案的单位利用者，一般不得摘录未开放的档案内容，如确有特殊需要，须书面向馆长申报同意后才能摘录；（3）利用者摘录的档案抄件，档案馆不予证明，抄件经档案馆工作人员同意后方可带走；（4）利用者摘录档案内容只限根据其利用目的调阅档案的有关部分，不得抄录与所查问题无关的内容；（5）利用者摘录的档案抄件，内容属于开放档案的或单位利用者利用本单位全宗案卷的，可在研究著述中部分引用，但不得整段或全文发表；（6）利用者摘录的档案抄件如需全文发表，须事前征得档案馆同意并签订书面协议；（7）利用者摘录的档案抄件，涉及有关单位和个人知识产权归属问题的，按国家有关法律法规的规定办理；（8）利用者摘录的未开放档案的内容，非本单位利用者不得在公开著述中直接引用，更不得擅自发表。

第十一条   档案复制

档案复制，是指对利用者所需要利用的档案内容，由档案馆通过摄影、复印、拓印、打字等方法为其复制档案原件，供利用者带回利用。档案复制的一般程序是：①利用者向档案馆提出制作档案复制件的申请，说明份数和用途；②档案馆履行审批手续；③档案馆工作人员根据利用者要求制作档案复制件，并与档案原件认真校对；④档案馆工作人员在档案复制件上注明出处，并加盖档案馆印章。

档案复制应注意以下事项：（1）利用者要求复制所查阅的档案馆保存的档案，须符合国家有关档案、保密和保护知识产权的规定，保护有关当事人的合法权益，并须符合利用目的。（2）利用者要求复制档案馆保存的档案，一律要填写复制档案申请单，经批准后档案馆代为复制。（3）利用者要求复印已开放的档案，经主要领导审批后，由工作人员对所需复制的档案进行复制，每天每人最多不超过50页（A4纸张），组织机构工作查档的复制量，根据实际情况而定，每卷档案可复制的数量，最多不超过该案卷总页数的三分之一；外国组织和个人查阅并复印档案，按国家档案局颁布的《外国组织和个人利用我国档案试行办法》办理。（4）利用者复印未开放的档案，复印的内容、数量一律报经馆长审查决定；“密级”档案不予复印，如因特殊情况，必须复印的，应征得档案形成单位同意后由馆长批准复印。（5）所有利用者的复制申请单，档案馆工作人员必须保留归档备查。（6）档案的复印由档案馆负责，不得由利用者自行复印或外借复印，复印件一般只限一份，并加盖档案馆的印章；档案复制件经档案馆盖章，注明原件档号，具有与档案原件同等效力。（7）利用者要求复制（印）档案馆保存的照片、录音带、录像带等非纸质载体档案，一律由档案馆代为办理。（8）从档案馆复制的档案，使用单位和个人均不得以任何形式公布、陈列展出或再行复制。

第十二条   档案拷贝

（一）利用者因特殊原因需要拷贝或翻拍电子档案，须提交拷贝或翻拍申请，并附需拷贝的档案文件目录，经市国家综合档案馆主要领导审批同意后，由工作人员对所需要档案进行拷贝或翻拍。

（二）在拷贝时须采取降低图像分辩率和调整色彩色度、添加水印及加密档案数据技术措施。

（三）涉密档案禁止复制拷贝。

（四）档案移交单位因工作需要拷贝本单位电子档案的，须向市国家综合档案馆提出书面申请，经市国家综合档案馆主要领导审批同意并与市国家综合档案馆签订拷贝数字档案的保管保密协议后方能拷贝。拷贝内容为正式文件（不包含文件后面的审批流程形成的附件），拷贝存贮介质为一次性写入光盘或硬盘，由利用单位签字接收。

第十三条  市国家综合档案馆查阅档案资料时间：按照国务院以及省人民政府统一规定的作息时间执行，双休日实行提前预约服务。

第十四条   晋城市国家档案馆内部工作人员查阅利用馆藏档案严格执行此办法。