各县（市、区）档案局：
   为进一步规范县级国家综合档案馆基础业务建设，提升管理和服务水平，充分发挥档案工作在全面建设小康社会、全面深化改革、全面推进依法治国、全面从严治党中的特殊作用，根据《档案法》《档案馆工作通则》等法规的规定，结合我市实际，现提出以下意见，请认真贯彻执行。
   一、加强基础管理，确保档案安全保密

确保档案实体的安全和信息安全保密是档案工作的生命线，责任重于泰山。

（一）完善档案馆库管理制度。为促进档案馆库管理工作进一步规范化、标准化、科学化，各档案馆要细化完善各项库房管理、借阅利用、安全保密、人员职责等规章制度，建立起职责明确、程序严谨、落实有力的工作机制。要切实加强库房温、湿度管理，保持库房整齐规范，清洁卫生，完善“九防”措施，确保档案管理安全、存放有序、利用方便。
   （二）摸清家底、理顺档号。要全面了解和掌握档案馆馆藏档案资料数量和结构,摸清馆藏“家底”,做到心中有数，确保档案安全，提高服务能力。各档案馆要对档案实体与案卷目录逐一进行清点核实，及时发现问题、解决问题，着力解决档案实体中错号、漏号、一卷多号以及档案实体与案卷标题不一致等问题。做到帐实相符，数据精确，全宗名册统一；档号编制规范，案卷排列科学；全宗卷内容齐全；档案目录（包括机读目录）与实体吻合，数字化信息与实体吻合，形成本馆档案检索体系；历年接收台账和档案出入库登记台账清楚，做到账实相符，确保档案统计数据的准确、及时、全面；对馆藏档案年代久，档案制成材料和字迹材料质量差的档案及时登记，掌握档案褪变情况，做好修复工作。

二、拓展接收范围，科学整合档案信息资源

以“创新模式、整合资源、丰富馆藏、优化结构”为指导，要严格按照各档案馆《收集档案实施细则》，拓展接收范围和服务领域，加大档案资源建设力度。

（一）接收保管本级党政机关、企事业单位、社会组织的各种门类、各种载体形态的档案。包括文书档案、科技档案、专业档案、照片档案、录音录像档案、实物档案、电子档案等。

（二）要逐步接收本级各单位所属机构的档案。特别是社会保险、民政、婚姻登记、公证、廉租房等涉及民生与公共利益的专业档案（参见《国家基本专业档案目录》）。

（三）要收集本地区重大活动、重要事件形成的档案；收集本地区对国家和社会做出突出贡献的人、其他名人形成的手稿、著述、声像、实物等档案。

（四）要按照《电子档案移交与接收办法》开展原生电子档案接收工作。

（五）要对政府公开信息进行收集。

（六）开展面向社会的多元化档案征集工作。特别是具有地方特色、反映地方风貌、生活特色、风土人情、地方名人等档案记录。

（七）要规范建立全宗卷。根据国家档案局发布的《全宗卷规范》的要求，收集有助于了解档案内容和立档案单位情况的全宗介绍、归档范围和保管期限表、分类方案、统计资料、大事记、组织机构沿革、鉴定销毁记录、利用实例汇编以及其他编研材料。

三、开展鉴定划控，优化馆藏结构

档案鉴定划控工作是我市档案馆基础业务建设的薄弱环节。各县（市、区）目前开展了一部分鉴定划控工作，但只划控到卷，按照省、市的要求要鉴定到件。各县（市、区）要适应我市档案事业快速发展的形势，把馆藏档案鉴定工作摆上应有的位置，认真开展馆藏档案鉴定工作。
   （一）促进馆藏档案鉴定划控工作常态化。要进一步提高对档案鉴定工作重要性的认识，切实增强档案鉴定意识，克服畏难情绪和怕担风险、怕负责任的思想。要建立健全馆藏档案鉴定工作制度，把馆藏档案鉴定工作作为档案馆业务工作中最基本和最重要的环节之一，纳入经常性、长期性的业务建设之中，实现鉴定工作与档案馆各项业务工作的有序衔接。要增强鉴定工作的计划性，结合馆藏实际和社会利用需求，统筹好馆藏档案解密、划控和档案价值鉴定工作并纳入档案馆工作计划，认真组织实施。
   （二）认真开展馆藏档案鉴定划控工作。要加强对档案鉴定工作的领导，建立档案鉴定工作领导小组，细化、完善档案鉴定标准，为档案鉴定工作提供组织和技术保障。加强对鉴定对象和内容的分析研究，用全面的、历史的、发展的观点，充分认识和科学评估档案对国家和社会的保存价值。档案鉴定时，应以卷为单位，逐件逐页地审查，鉴定划控到件，并在检索工具上标注。根据档案价值明确提出档案存毁意见，对仍具有保存价值的档案要重新划定保管期限，对失去保存价值的档案要编制销毁清册。当前，尤其要认真做好满30年档案的划控解密及鉴定工作，建立和完善馆藏档案分级管理制度，以充分发挥不同类型档案信息资源的功能。
   四、做好档案开放利用，服务社会大众

档案信息资源开放利用工作水平是档案工作水平的重要标志。各级档案馆要把做好档案开放利用工作作为提高档案馆服务水平、扩大档案馆社会影响、促进档案工作更加有为有位的重要举措抓紧抓实，使档案馆工作更好地为社会主义物质文明、政治文明、精神文明、社会文明和生态文明建设服务，为和谐社会建设服务。
   （一）加大档案开放力度，整合政府公开信息资源，切实做好档案和政府公开信息提供利用工作。要全面开展“一站式”服务，实现馆藏已开放档案利用工作与政府信息公开工作的有机结合。要以政府信息公开为契机，依法调整开放档案范围，加大开放档案力度，完善开放制度，定期公布档案。要加强人才队伍建设，尽快熟悉、掌握有关专业档案管理、利用的标准和要求，切实做好与群众利益密切相关的档案信息资源的开发利用工作。要按照政府信息公开的要求，主动与同级政府部门和单位联系，相互协调、配合，建立健全政府公开信息收集制度和送交机制，明确政府公开信息送交的范围、内容、时间、渠道、形式、格式和手续，确保政府公开信息全面、准确、及时送交档案馆。以档案馆现行文件利用服务中心为基础，搭建政府信息公开平台，积极开展以已公开现行文件为核心的政府公开信息利用工作，简化利用手续，提高服务质量，最大限度地为公众获取政府公开信息提供便利条件。
   （二）充分运用现代科学技术手段提供利用档案信息。要把数字档案馆(室)建设列入信息化建设整体规划，从人力、财力、物力上统筹安排，切实推进档案存储数字化和利用网络化。各档案馆要大力开展传统载体档案数字化工作，建立馆藏档案目录数据库，逐步开展馆藏档案全文数字化工作。特别是对各类民生档案要优先录入，及时以数字化档案代替原件提供利用，对已实现数字化的档案原件妥善保管，一般不再提供利用。要采取措施严防数字化过程中信息丢失、外传和泄密，对涉密档案进行数字化要严格遵守保密规定。要加强档案网站建设，开办档案信息查询利用窗口，以互联网为依托，定期公布开放档案目录和全文信息，提供档案信息网上检索利用，最大限度地实现档案信息的社会共享。以当地党政政务网为依托，构建为同级党政机关和社会有关单位提供档案信息服务的平台，促进档案信息资源在政府内部的利用共享。
   （三）加强档案查阅利用场所和设施建设。新建档案馆在建设时就要充分考虑公众公开阅览、爱国主义教育和社会教育功能的需要，规划建设好公共阅览、档案展览和政府公开信息利用服务等场所，配置现代化管理设备，配齐检索查询工具，确保档案馆“五位一体”服务功能的完善和充分发挥。在用档案馆也应坚持以人为本，通过改造、维修、增添设施和加强管理等方式，保证公共利用服务的合理场所和足够空间，不断改善、优化“一站式”服务条件。
   （四）加强档案编研工作。要保持敏锐性，增强预见性，着眼经济社会发展和民生改善的关键环节和重要领域，紧紧围绕党委、政府工作大局和关系人民群众切身利益的重大专题，主动开展档案信息的深度加工和专题编研工作。要注重编研成果实用性，保证编研工作质量，不断为社会提供优质的档案信息精品，充分发挥县级综合档案馆的“智慧库”作用。

                       晋城市档案局

                      2015年4月15日